Projectuitvoering

Gefeliciteerd! Het is tijd om over te gaan tot de uitvoering van je project. Dit stappenplan is bedoeld voor alle partners van Interreg Maas-Rijn-projecten als hulpmiddel bij de projectuitvoering, na ondertekening van het contract.

Hieronder vind je een korte checklist die je – na goedkeuring van het project – kunt gebruiken om na te gaan of je alles op orde hebt.

Lees de programmadocumenten 

• Je hebt het volledige, goedgekeurde aanvraagformulier zorgvuldig doorgelezen
• Je hebt ook het programmahandboek gelezen (volgt in juni 2024). 
• Je bent uiteraard ook op de hoogte van de inhoud van de toekenningsbrief
• Je bent bekend met alle details van de partnerschapsovereenkomst
• En ook alle overige informatie van Interreg Maas-Rijn (NL-BE-DE) heb je tot je genomen!

Tijd om elkaar te ontmoeten

• Hoog tijd om samen met je projectpartners de schouders onder het project te zetten: je hebt al een datum voor de eerste bijeenkomst gepland.
• Maar dat is nog niet alles. Je hebt ook de workshop van Interreg Maas-Rijn (NL-BE-DE) al in je agenda gezet.

Maak afspraken over het projectmanagement

• Binnen je consortium zitten jullie qua ICT op één lijn en is besloten welke tools jullie gaan gebruiken voor de interne communicatie en coördinatie. Ook ben je begonnen met het opzetten van een goede managementstructuur voor strategische en dagelijkse beslissingen.
• Daarnaast zijn de managementtaken verdeeld. Je hebt mensen aangewezen als projectmanager, communicatiemanager, financieel manager enz.
• Voor de functies waarvoor je niemand hebt, heb je al een vacature geplaatst of ga je die zo snel mogelijk online zetten!

JEMS

• Alle projectdeelnemers hebben inmiddels een JEMS-profiel aangemaakt en hebben hun wachtwoord operationeel.
• Klaar voor de start...! Je hebt bij ‘Aanvullende informatie’ een contactpersoon ingevoerd en bent klaar voor het avontuur in het JEMS-systeem.

Houd contact

• Stel de leadpartner op de hoogte als je op problemen stuit! Die zal het alleen maar waarderen om tijdig geïnformeerd te worden.
• Ook als je vragen hebt of met de handen in het haar zit, kun je natuurlijk terecht bij je leadpartner. Daar weten ze vast wel raad... En psst, leadpartners: blijf niet lopen piekeren over vragen van je partners: je kunt altijd terecht bij het programma Interreg Maas-Rijn (NL-BE-DE)!

Als leadpartner

• Als leadpartner moet je alle bankgegevens doorgeven aan Interreg Maas-Rijn (NL-BE-DE). Fluitje van een cent: je zet ze gewoon in het aanvullende gedeelte van JEMS!

Hieronder vind je een aantal tips: dingen die je gedurende de hele looptijd van het project in je achterhoofd moet houden om het tot een groot succes te maken.

Projectcommunicatie
Je moet ook een projectpagina en verspreidingsactiviteiten opzetten volgens de publiciteitsvoorschriften (zie hieronder voor meer informatie).

Rapportage
Klaar om de inhoudelijke en financiële resultaten van je project voor het voetlicht te brengen? Mooi zo! Dat is precies de bedoeling van de rapportage die je elke zes maanden moet indienen. Dus maak er wat moois van.

Uitbetaling aan de begunstigde
80 dagen na indiening van het projectrapport kun je de subsidie voor de projectactiviteiten verwachten.

Informele communicatie
We horen heel graag van je! Dus zorg dat je af en toe contact hebt met jouw projectmanager bij Interreg Maas-Rijn (NL-BE-DE).

Begeleidingscommissie
Als leadpartner wil je belangrijke informatie van het programma natuurlijk graag delen met het hele consortium! Daarvoor plan je jaarlijks een bijeenkomst van het consortium met mensen van de MA/het GS en de programmapartners.

Controle ter plaatse
Bereid je voor op een bezoek van onze controleurs van de Managementautoriteit en het Gemeenschappelijk Secretariaat! Zij willen graag zien met welke mooie dingen je bezig bent geweest.

Eindrapport
Tegen het einde van het project moet je je voorbereiden op een stijlvolle afsluiting van het project. Je eindrapport en betalingsverzoek vormen de kers op de taart: daaruit blijkt het succes van je project.

Afsluitingsbevestiging
Net als je denkt dat het project voorbij is, ontvang je de afsluitingsbevestiging, inclusief de definitieve subsidievaststelling voor het project.

Nadere informatie over het rapportageproces volgen. 

Als het aankomt op aanpassingen van in je project, hebben we twee categorieën: kleine tweaks en grote revisies.

Je kunt kleine wijzigingen in je project aanbrengen zonder toestemming te vragen, zolang ze niet meer dan 25% van het budget bedragen. Maar vergeet niet om snel een bericht te sturen naar je vertrouwde projectmanagers om ze op de hoogte te houden - we willen geen verrassingen! Denk er ook aan dat verschillende kleine wijzigingen zich kunnen opstapelen tot een grote wijziging.

Als je grote veranderingen wilt doorvoeren, bijvoorbeeld het budget met meer dan 25% wilt aanpassen of dingen wilt veranderen met betrekking tot de inhoud van het project of de samenwerking, moet je groen licht krijgen van het programma. Schakel ook je projectmanager in, hij of zij zal je door de details loodsen.

Houd er rekening mee dat grote veranderingen maar één keer per jaar kunnen plaatsvinden en dat het een paar weken kan duren voordat je groen licht krijgt. Vergeet niet om de projectmanagers van het programma op de hoogte te houden van alle veranderingen, groot of klein - zij zijn er om je te helpen slagen. Kijk in de handleiding van het programma voor meer informatie!

Het is fantastisch wat jij en je projectpartners mede dankzij de EU-subsidie bereiken, daar zijn we het wel over eens. Dus dat mag iedereen weten!

Communicatie speelt een cruciale rol in het succes van projecten van Interreg Maas-Rijn (NL-BE-DE). Communicatie helpt niet alleen om het publiek over jullie fantastische werk te informeren, maar ook om je projectdoelen te bereiken.

Maar maak je geen zorgen, je staat er niet alleen voor – het programma Interreg Maas-Rijn (NL-BE-DE) denkt met je mee! Op onze website vind je ons Communicatiehandboek, compleet met tips en tricks, alsook sjablonen en een speciale subpagina voor projecten. Denk er wel aan om geld te reserveren voor communicatie en om steeds op tijd de sjablonen in te vullen en de website bij te werken. De hele wereld mag weten wat jullie hebben bereikt!

Begin met het afvinken van alle eisen in deze checklist.

• Je hebt de projectbeschrijving ingevuld op je projectwebsite.
• Jij en alle andere projectpartners hebben ook een beschrijving van het project op de website van jouw/hun eigen organisatie geplaatst. Jullie zijn er allemaal trots op hoe mooi de Europese en regionale subsidie daar uit de verf komt.
• De projectbeschrijving op je socialemediakanalen mag er ook zijn!
• Het is indrukwekkend hoe netjes de cofinanciering in al je communicatiemateriaal wordt vermeld.
• De posters bij je organisaties krijgen alle aandacht. En het was eigenlijk zo klaar, je kon gewoon het sjabloon invullen!
• Mocht je iets hebben gemist, dan weet je hoe je moet omgaan met financiële correcties. Maar dat gebeurt natuurlijk niet.

Speciale gevallen:

• Als de projectactiviteiten in totaal meer dan 500.000 euro hebben gekost, dan mag je de mooiste plaquette ophangen.
• Als je je bezighoudt met aan een project van strategisch belang, dan weet je echt wel hoe je een feestje moet bouwen. Of een evenement.

Referentiedocumenten

Bekijk ook de wettelijke voorschriften in de EU-verordeningen en de specifieke vereisten in de toekenningsbrief. Hieronder vind je nog wat aanvullende bronnen van informatie. En mocht je ooit twijfels of vragen hebt over de communicatie, neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag!

• Verordening gemeenschappelijke bepalingen (GB-verordening 2021/1060)
  
  Dit is de enige regelgeving voor EU-fondsen die samen met lidstaten en regio's worden verstrekt. We adviseren leadpartners om artikel 50 (over de verantwoordelijkheden van begunstigden) van hoofdstuk III te lezen. Bekijk ook artikel 47 van hoofdstuk III en bijlage IX. In die gedeelten wordt uitgelegd hoe het EU-embleem moet worden gebruikt. 

• Tips en tricks van de Europese Commissie